Topas Explorer Group

Topas Explorer Group’s Whistleblower Policy

Here you will find the Whistleblower Policy for Topas Explorer Group, including its subsidiaries Disko Line, Blue Ice Explorer, Hotel Icefiord, Hotel Disko Island, Hotel Disko Bay, Topas, Topas Travel Vietnam, and Topas Ecolodge.

The Whistleblower Policy provides employees, guests, and business partners the opportunity to report illegal or questionable matters in a secure and confidential manner.

We refer to the Act on the Protection of Whistleblowers in Greenland (Inatsisartutlov om beskyttelse af whistleblowere i Grønland, Lov nr. 32 af 4. juni 2024), which requires the establishment of an externally administered whistleblower reporting channel for the Greenlandic companies within the Topas Group; namely Disko Line, Blue Ice Explorer, Hotel Icefiord, Hotel Disko Island, and Hotel Disko Bay.

For Topas Explorer Group, Topas, Topas Travel Vietnam, and Topas Ecolodge, this is a voluntary policy, aimed at providing all parties connected to the Topas Group the same rights in relation to reporting severe violations of law and/or other serious matters.

Purpose of the Policy

The whistleblower reporting channel is intended to:

• Prevent and identify serious errors, misconduct, and unethical behaviour.
• Ensure an open and responsible corporate culture where concerns can be reported without fear of retaliation.
• Strengthen transparency and credibility in our business practices

Reports to the whistleblower reporting channel must be submitted electronically via an externally managed reporting channel[1], accessible at: www.whistleblower.gl/topasexplorergroup.

Who is Covered by the Topas Explorer Group Whistleblower Policy?

Our Whistleblower Policy is extended to a wide range of individuals associated with Topas Explorer Group, including:

• Employees – both full-time, part-time, and freelance.
• Executive management and board members.
• Volunteers and individuals in activation programs – if associated with the company.
• Interns – both paid and unpaid.
• Suppliers, subcontractors, and external service providers with a business relationship to Topas Explorer Group.
• Former employees – if the report concerns matter from their period of employment.

What Can Be Reported?

The reporting channel may be used to report severe legal violations and/or other serious matters. For example:

• Economic violations, including bribe, fraud, forgery, etc.
• Irregularities on internal and external auditing.
• Environmental pollution.
• Violations of work environment regulations.
• Severe violations against an individual, such as violence or sexual assault.
• Violation of discrimination and equality legislation.

The list is not exhaustive.

What Should Not Be Reported?

Matters such as, disagreements with colleagues and/or management, working conditions which do not constitute legal or severe safety violations, should be handled through the company’s regular HR processes.

Minor breaches of internal guidelines that do not affect the company’s legal obligations or safety and well-being should also not be reported via this reporting channel.

How to Report

To ensure efficient processing of your report, please include:

1. Description of the incident – A detailed account including date, location, and involved parties.
2. Documentation and evidence – If available, attach documents, images, or other relevant evidence to support your report.

You may submit your report anonymously via the reporting portal. However, please note that it may be possible to deduce your identity from the content of your report. Just as, we may be obligated to make the report available to individuals affected by it or by the actions that it may lead to.

How Is a Report Processed?

Reports are submitted electronically via the external portal: www.whistleblower.gl/topasexplorergroup.

Nuna Law serves as the external administrator of our reporting channel, ensuring impartial handling of the reports.

Where Nuna Law determines that the report falls within the scope of the reporting channel, it will be forwarded to Topas Explorer Group’s whistleblower unit, represented by Anne-Marie Hoffmann, who will confidentially investigate the matter.

If you, as whistleblower, believe there is no risk of retaliation and you assess the issue can be effectively addressed internally, we encourage you to report directly to our whistleblower unit via email: whistleblower@topas.dk.

You will receive confirmation of your report within 7 days of submission. We commit to following up on all reports. A response will, therefore, be provided within 3 months. If the investigation cannot be concluded within this timeframe, the whistleblower will be informed.

In instances where the report falls outside the scope of the reporting channel, the whistleblower will be notified accordingly. The whistleblower will receive confirmation of receipt, case processing timelines, and the outcome of the investigation via the reporting channel. Therefore, it is important to follow the case on the reporting channel, as these updates will be communicated only through this reporting channel.

Whistleblower Rights

We do not tolerate any form of retaliation, harassment, or other sanctions against individuals who submit a report.

Knowingly submitting false or misleading information through the whistleblower reporting channel is not permitted and may result in employment-related consequences.

All individuals involved in handling the report, including Nuna Law as external administrator and the internal whistleblower unit at Topas Explorer Group, as well as others, potentially involved in the investigation, are subject to a special statutory duty of confidentiality regarding the information disclosed in the report.

Processing of Personal Data

If a report is submitted about you through the reporting channel and this report falls within the scope of the policy, you will not be notified initially.

If the report is deemed to fall outside the reporting channel’s scope, you will be informed in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and relevant data protection laws.

The GDPR and data protection laws apply to all other processing of personal data received through the reporting channel.

We comply with data protection rules in the countries where our companies operate. This means; where we receive a report concerning one of the Group’s Greenlandic companies, the applicable Greenlandic data protection regulations, will govern the processing of that report, the whistleblower, and any persons mentioned in the report.

____________

Topas Explorer Group, CVR No. 32448267, Bakkelyvej 2, 8680 Ry, is the data controller for the whistleblower reporting channel.

Contacts
If you have questions regarding the Whistleblower Policy or need guidance when submitting a report, please contact:

Nuna Law: ts@nunalaw.gl

Anne-Marie Hoffmann: amh@topas.dk

[1] The external reporting channel is managed by Nuna Law Firm ApS, CVR-nr. 12525125, Qullilerfik 2, 6., 3900 Nuuk.

Topas Explorer Groups Whistleblowerpolitik

Her finder du whistleblowerordningen for Topas Explorer Group, herunder Disko Line, Blue Ice Explorer, Hotel Icefiord, Hotel Disko Island, Hotel Disko Bay, Topas, Topas Travel Vietnam og Topas Ecolodge.

Ordningen giver medarbejdere, gæster og samarbejdspartnere mulighed for at indberette ulovlige eller kritisable forhold på en sikker og fortrolig måde.

Vi henviser i den forbindelse til Inatsisartutlov om beskyttelse af whistleblowere i Grønland, Lov nr. 32 af 4. juni 2024, hvoraf følger en forpligtelse til at oprette en eksternt administreret whistleblowerordning for så vidt angår Topas-koncernens grønlandske selskaber; Disko Line, Blue Ice Explorer, Hotel Icefiord, Hotel Disko Island og Hotel Disko Bay.

For så vidt angår Topas Explorer Group, Topas, Topas Travel Vietnam og Topas Ecolodge er der tale om en frivilligordning, der har til formål at give alle parterne med tilknytning til Topas-koncernen samme rettigheder i forbindelse med indberetninger af alvorlige lovovertrædelser og/eller alvorlige forhold i øvrigt.

Formål med politikken

Whistleblowerordningen har til formål at:

• Forebygge og identificere alvorlige fejl, forsømmelser og uetisk adfærd.
• Sikre en åben og ansvarlig virksomhedskultur, hvor bekymringer kan rapporteres uden frygt for repressalier.
• Styrke gennemsigtighed og troværdighed i vores forretningspraksis.

Indberetning til whistleblowerordningen skal ske elektronisk via en eksternt administreret[1] indberetningsportal, der kan tilgås på www.whistleblower.gl/topasexplorergroup

Hvem er omfattet af Topas Explorer Groups whistleblowerordning?

Whistleblowerordningen er tilgængelig for en bred gruppe af personer med tilknytning til Topas Explorer Group, herunder:

• Medarbejdere – både fuldtids-, deltids- og freelanceansatte.
• Direktionen og bestyrelsen
• Frivillige samt personer i aktivering – hvis sådanne er tilknyttet virksomheden.
• Praktikanter – både lønnede og ulønnede.
• Leverandører, underleverandører og eksterne tjenesteydere med en forretningsrelation til Topas Explorer Group.
• Tidligere medarbejdere – hvis indberetningen vedrører forhold fra deres ansættelsestid.
• Gæster

Hvad kan indberettes via whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningen kan anvendes til at rapportere alvorlige lovovertrædelser og alvorlige forhold i øvrigt. For eksempel:

• Alvorlig økonomisk kriminalitet, herunder bestikkelse, svig, dokumentfalsk og lignende
• Uregelmæssigheder i forbindelse med revision og intern revision
• Miljømæssig forurening
• Alvorlig overtrædelse af arbejdsmiljømæssige sikkerhedsforskrifter
• Alvorlige forhold vedrørende en ansat, herunder vold og seksuelle overgreb
• Overtrædelse af diskriminations- og ligestillingslovgivning

Ovenstående liste er ikke udtømmende.

Hvad bør ikke indberettes?

Uenigheder med kollegaer, ledelse eller arbejdsforhold, der ikke udgør overtrædelser af lovgivning eller alvorlige arbejdsmiljømæssige forhold. Sådanne sager bør håndteres gennem virksomhedens almindelige HR-processer.

Mindre overtrædelser af interne retningslinjer, som ikke har betydning for virksomhedens lovgivningsmæssige forpligtelser eller virksomhedens sikkerhed og trivsel.

Hvordan indberetter man?

For at sikre en effektiv behandling af din indberetning, bør du inkludere følgende oplysninger:

1. Beskrivelse af forholdet – En detaljeret redegørelse for hændelsen, herunder dato, sted og involverede parter.
2. Dokumentation og beviser – Hvis muligt, vedhæft dokumenter, billeder eller anden relevant dokumentation, der kan understøtte din indberetning.

Du har mulighed for at foretage din indberetning anonymt via indberetningsportalen. Du skal dog være opmærksom på, at det ikke kan udelukkes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, der er afgivet i indberetningen.

Vi kan være forpligtet til at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt heraf eller af de foranstaltninger, som indberetningen måtte give anledning til.

Hvordan behandler vi indberetningen?

Indberetningen foretages som nævnt elektronisk via en ekstern indberetningsportal – www.whistleblower.gl/topasexplorergroup.

Nuna Law er ekstern administrator af whistleblowerordningen. Dette sikrer blandt andet uvildighed ved behandling af indberetningerne.

Vurderer Nuna Law, at indberetningen falder inden for whistleblowerordningens formål, videresendes indberetningen til Topas Explorer Group whistleblowerenhed, Anne-Marie Hoffmann, der undersøger og foretager en fortrolig behandling af din indberetning.

Vurderer du, som whistleblower, at der ikke er risiko for repressalier som følge af din indberetning, samt at en eventuel overtrædelse kan imødegås effektivt internt, opfordrer vi til at foretage en indberetningen direkte til vores whistleblowerenhed ved mail til whistleblower@topas.dk.

Senest 7 dage efter din indberetning til whistleblowerportalen, vil du modtage en bekræftelse herpå. Vi forpligter os til at følge op på alle indberetninger og opfølgningen vil ske senest 3 måneder efter modtagelsen af indberetningen. Hvis undersøgelsen ikke kan afsluttes inden for denne tidsramme, vil whistlebloweren blive informeret om dette.

Falder indberetningen ikke inden for rammerne af whistleblowerordningen, vil whistlebloweren blive informeret herom.

Whistlebloweren vil modtage bekræftelse på modtagelsen af indberetningen, information vedrørende sagsbehandlingstid samt endeligt resultatet af undersøgelsen via indberetningsportalen. Det er derfor vigtigt, at whistlebloweren følger sagen via indberetningsportalen, da ovenstående beskeder som udgangspunkt kun vil blive udvekslet via indberetningsportalen.

Whistleblowerens rettigheder

Vi accepterer ikke nogen form for hævn, chikane eller andre former for sanktioner over for personer, der foretager en indberetning.

Det er ikke tilladt bevidst at indgive urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. En overtrædelse heraf kan have ansættelsesretlige konsekvenser.

Alle personer, der er involveret i behandlingen af indberetningen, herunder Nuna Law som ekstern administrator samt Topas Explorer Groups interne whistleblowerenhed samt personer, der måtte blive inddraget i forbindelse med undersøgelser af indberetningen, er underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt, der vedrører de oplysninger, der indgår i indberetningen.

Behandling af personoplysninger

Indberettes der oplysninger om dig via whistleblowerordningen – og denne indberetning vurderes, at falde inden for rammerne af whistleblowerordningens formål – vil du som udgangspunkt ikke modtage en underretning herom.

Vurderes indberetning derimod at falde uden for whistleblowerordningens rammer, vil du blive underrettet i overensstemmelse databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder anvendelse på øvrige behandlinger af personoplysninger modtaget gennem whistleblowerordningen.

I den forbindelse skal vi gøre opmærksom på, vi henholder os til reglerne om databeskyttelse i de lande, hvori vores selskaber opererer. Det vil sige, modtager vi indberetning vedrørende et af koncernens grønlandske selskab er de grønlandske regler for persondatabehandling, der vil være gældende for den pågældende indberetning, whistleblower samt personer, omtalt i indberetningen.

_____________

Topas Explorer Group, CVR-nr. 32448267, Bakkelyvej 2, 8680 Ry, er dataansvarlig for whistleblowerordningen.

Kontaktpersoner

Hvis du har spørgsmål til whistleblowerordningen, eller har du brug for vejledning i forbindelse med indberetning, kan du kontakte:

Nuna Law, ts@nunalaw.gl

Anne-Marie Hoffmann, amh@topas.dk

[1] Webportalen administreres af Nuna Law Firm ApS, CVR-nr. 12525125, Qullilerfik 2, 6., 3900 Nuuk.